IT活用  2021.03.29

報告書作成を30分から15分へ激減させた時短術とは

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「報告書の作成に時間がかかる」「現場毎の写真管理が出来ていない」「報告書を作成できる人が限られている」など、報告書作成についてお悩みの方は多いのではないでしょうか? 

今回は、兵庫県姫路市を中心に戸建ての塗装でご活躍されている、有限会社シンキ塗工様の「現場管理の効率化についての取り組み」をご紹介いたします。 

月に20件から40件の報告書を作成する山田社長がどのようにして報告書の作成時間を30分から15分に短縮できたのか、余すところなく教えていただきました。

【会社紹介】有限会社シンキ塗工 
代表取締役 山田 征剛様 

画像引用:https://www.power-paint.jp/

現場管理アプリを運用する際に苦戦したこと

1番苦戦したのは写真撮影でした。
職人達は塗装のプロではありますが、写真撮影やITアプリ操作等は苦手な人が多いです。
そのため、アプリ導入直後は、「部位写真の一部撮り忘れ」や「写真の角度がバラバラで使用できない」など、とても大変でした。

写真撮影ルールを策定し業務効率化

現場ポケットという現場管理アプリを導入して、写真撮影のルールを設定しました。
現場ポケットのトーク機能を利用し、職人一人一人に対して、誰でも出来栄えが一定水準になるように、誰が、どの部位を、どのように撮影するのか、具体的に指示を出すように改善しています。(下記の例文参照)

最初は、ルールを守らない職人さんも中にはいましたが、毎日指示を出したり、私自身が直接声掛けを行なったりして、職人の撮影技術も向上し続けております。

■現場ポケットのトーク画面

【職人へ連絡する例文】
※ お客様がご覧になる写真になります。
きれいで分かりやすい写真に処理していますが、現場の数が多いため写真の処理に時間がかかり困ってます。
また撮り忘れが多々発生しております。
お手数ですが、下記の内容で写真撮影をしていただけると幸いです。
—————————————————————————————–
■工程写真の担当振り分けと撮影方法
・担当者:現場営業
・撮影箇所:1ヵ所
 ①施工前後全景
 担当者:現場施工班
 撮影箇所:5ヵ所
 ①材料の写真
 ②名称看板(表札)
 ③足場全景
 ④掲示板
 ⑤部位毎の施工前後の写真
以下、現場施工班の「⑤部位毎の施工前後の写真」の注意点になります。
 ⚠ 誰がどの場所を撮影するのか決める事!
 屋根 外壁 軒天 付帯
 コーキング
 雑工事
 カット+カット完成
 カットゴミ
 プライマー コーキング充填
 洗浄 
 足場設置・解体
 ※空き缶の写真も。
 ⚠ 施工前の写真と出来るだけ同じ角度で!
 ⚠ 出来るだけ同じ場所でカメラ横向きで撮って下さい。
 ⚠ 出来るだけ多めに撮って下さい。
※写真の撮り忘れが多いです。
防止の為に出来るだけ現場ポケットに毎日アップし、タグ付けしてください。
お手数ですが宜しくお願い致します。

さらに工夫した点

報告書は写真が出揃ってから作成するのではなく、職人が現場で写真を撮って現場ポケットにアップロードするのと同時進行で作成しています。そうすることによって、「部位写真の撮り忘れ」があった場合には、現場での再撮影が可能です。

写真の撮り忘れ防止に加えて、写真のクオリティー向上や現場の進捗状況確認なども一度にできます。

一見、手間のように見えるかもしれませんが、職人が帰社した後に部位写真の撮り忘れが発覚すると、翌日以降に再度現場での撮影が必要になるため、弊社としては、現在のやり方の方がトータルでは生産性が高いと感じています。

まとめ

シンキ塗工様では、現場ポケットを活用し、現場の進捗確認と同時に報告書作成を進めることで、報告書作成にかかる時間を30分から15分に削減されました。

また、これによって社長1人でも毎月20件から40件もの報告書を作成することが可能となっております。

今回、山田社長が職人様へ送っている「現場写真撮影ルール」を公開して頂きましたので、報告書作成を手早く済ませたい方は、活用されてみてはいかがでしょうか。

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